Vacature Coördinator Kerkelijk Bureau
Binnen onze kerk in Vlaardingen is een vacature ontstaan voor Coördinator Kerkelijk Bureau.
Wij geloven in een wereld waarin Liefde leidend is.
Daar dragen wij aan bij door een community te zijn waar mensen samen, in verbondenheid met God, leren ten volle te leven vanuit vrijheid, met helder zicht en daadkracht. Alles wie wij zijn en en wat we doen is gericht op samen zijn, samen leren en samen inspiratie opdoen voor een leven in geloof.
Jouw kenmerken: samenwerken, betrouwbaar en zelfstandig
Als Coördinator Kerkelijk Bureau ben je het dagelijkse aanspreekpunt van de gemeente. Je coördineert en geeft leiding aan de werkzaamheden die door het kerkelijk bureau worden uitgevoerd en zorgt – samen met de facilitair manager – dat alle operationele zaken in en om de kerk zijn geregeld. Je bent goed bekend met de gemeente, kunt goed met mensen samenwerken en ze enthousiasmeren. Ook zorg je voor planning van de verschillende activiteiten in en om de kerk en stem je deze af met de predikanten en de staf. Je werkt daarbij zelfstandig en zorgt dat zaken worden geregeld. Daarnaast ben je makkelijk benaderbaar en kun je goed inschatten welke hulpvraag wordt gesteld. Je bent daarbij – zowel via de mail als telefoon – vaak het eerste contactpunt binnen de kerk en weet mensen naar de juiste personen door te verwijzen, zoals naar de facilitair manager, de (assistent)predikanten, hoofden, etc.
Als Coördinator Kerkelijk Bureau val je onder de verantwoordelijkheid van het Hoofd Operationele Zaken (HOP). Je werkt daarnaast veel samen met de facilitair manager en de predikanten.
In onderstaande opsomming staan de zaken die wij verwachten van de Coördinator Kerkelijk Bureau. Er is nadrukkelijk ruimte om de werkzaamheden van het KB in onderling overleg verder aan te scherpen, bij te stellen, uit te breiden of bij vrijwilligers te beleggen.
Coördinatie werkzaamheden kerkelijk bureau
- Verantwoordelijk voor de coördinatie van de werkzaamheden van het kerkelijk bureau.
- Verantwoordelijk voor het zoeken en aansturen van vrijwilligers van het kerkelijk bureau.
Administratieve werkzaamheden
- Verwerken van post en e-mails.
- Aanspreekpunt / vraagbaak / ‘doorgeefluik’ voor gemeente, vrijwilligers, hoofden en externen.
- Hulpvragen inschatten en doorgeven aan Pastoraal Team of afspraak met predikant.
- Ondersteuning administratief/secretarieel van predikanten.
- Doorvoeren van mutaties in Churchbook (facilitair manager is beheerder van Churchbook voor KvdN Vlaardingen).
- Administratieve ondersteuning van de afdelingshoofden, zoals print- en drukwerk, mailing per post/e-mail, planning vergaderingen, etc.
- Verwerken declaraties gastpredikanten.
- Doorgeven van activiteiten aan de gemeente via: Updates, narrow-casting, mededelingen in de dienst en via de beamer.
- Doorgeven van gezongen liederen aan CCLI (Buma Stemra).
Planning
- In samenspraak met de hoofdpredikant verantwoordelijk voor het samenstellen van het preekrooster en de dienstenplanning.
- Planning, organisatie/administratie (en waar nodig ondersteuning) van doop- en lidmatendiensten, ondersteuning rouw- en trouwdiensten.
Algemeen
- Lid van de Kerk van de Nazarener Vlaardingen.
- Discrete omgang met vertrouwelijke informatie.
- Uitgangspunt aanstelling = 0,4 fte (16 uur per week, verdeeld over minimaal 4 dagen).
- Bereikbaarheid (via mail en telefoon) buiten kantooruren is een pré. De concrete invulling hiervan wordt in onderling overleg bepaald.
Wat wij jou bieden
- Een werkplek in een actieve gemeente met ruim 700 leden.
- Een salaris passend binnen het salarishuis van de Kerk van de Nazarener Nederland.
- Een mobiele werkplek (telefoon en laptop).